Przegląd kasy fiskalnej to drugi – po fiskalizacji – ważny obowiązek ciążący na przedsiębiorcach zobowiązanych do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych przy wykorzystaniu urządzeń rejestrujących. Kiedy należy go dokonać? Na czym w praktyce polega przegląd kasy fiskalnej i komu go powierzyć?
Przegląd kasy fiskalnej – jak często go wykonywać? Obowiązujące terminy i wyjątki
Prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym wiąże się z koniecznością dopełnienia różnych obowiązków. W przypadku podmiotów zobligowanych do rejestracji sprzedaży za pomocą urządzeń rejestrujących jest to m.in. przegląd techniczny kasy fiskalnej. Mówi o tym art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT.
Inny akt prawny – Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących – określa częstotliwość przeglądów kasy fiskalnej. Nie jest to bowiem czynność jednorazowa, lecz powtarzana cyklicznie. Zgodnie z § 54 ust. 1 wymienionego rozporządzenia, przeglądu technicznego kasy fiskalnej należy dokonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Termin ten jest liczony od daty ostatniego serwisu, a w przypadku pierwszego przeglądu – od dnia fiskalizacji.
Dla przykładu, jeżeli więc przedsiębiorca przeprowadził fiskalizację kasy fiskalnej online 30 czerwca 2022 roku, to jej przeglądu technicznego powinien dokonać najpóźniej 30 czerwca 2024 r. Nie musi jednak czekać do ostatniej chwili. Może to też zrobić przed upływem wyznaczonego w prawie terminu.
Od wskazanych zasad ustawodawca przewidział trzy wyjątki.
- Jeśli kasa fiskalna jest używana na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze, przedsiębiorca musi dokonać pierwszego przeglądu technicznego po objęciu kasy w używanie – przed jej fiskalizacją, nie po.
- W przypadku kas fiskalnych wykorzystywanych w taksówkach przegląd techniczny należy przeprowadzać nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji. Zostały one określone w odrębnych przepisach, które dotyczą prawnej kontroli metrologicznej nad taksometrem używanym do współpracy z kasą fiskalną. Co jednak ważne, pomiędzy poszczególnymi przeglądami technicznymi nie może upłynąć więcej niż 25 miesięcy.
- Jeżeli przedsiębiorca zawiesi działalność gospodarczą i przestanie prowadzić sprzedaż, nie musi dokonywać przeglądu kasy fiskalnej w wymaganym przez prawo terminie. Jest do tego zobligowany dopiero po wznowieniu działalności, lecz przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.
Jak wygląda przegląd techniczny kasy fiskalnej? Jakie czynności obejmuje?
Zgodnie ze wspomnianym już art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, przeglądu technicznego urządzenia dokonuje podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących – nie przedsiębiorca. Oddelegowany przez firmę specjalista sprawdza m.in.:
- stan i liczbę plomb oraz ich zgodność z zapisami w książce kasy,
- stan obudowy kasy,
- czytelność drukowanych dokumentów,
- program pracy kasy, program odczytu pamięci i ewentualnie program archiwizujący,
- poprawność działania kasy,
- poprawność działania wyświetlacza dla klientów,
- stan techniczny baterii lub akumulatorów,
- poprawność ustawień zegara.
Przegląd techniczny kasy fiskalnej kończy się w momencie dokonania przez specjalistę wpisu do książki kasy, a w przypadku kas online, gdy serwisant zapisze przegląd techniczny w pamięci urządzenia. Fachowiec wydrukuje również raport z kasy potwierdzający dokonanie przeglądu i określi zalecenia pokontrolne.
Żeby nie narazić się na kary pieniężne, przedsiębiorca musi pilnować terminu przeglądu technicznego i odpowiednio wcześnie umówić się na niego. Resztą zajmie się wyspecjalizowany podmiot, a z jej ramienia – doświadczony serwisant. Przy wyborze firmy warto zwrócić uwagę nie tylko na jej doświadczenie, ale i renomę. Na szczęście w dobie internetu nietrudno sprawdzić opinie klientów dotyczące współpracy z danym przedsiębiorstwem.
źródło: https://kaspol.pl/
